Was macht eine gute Telefonanlage aus?

Ein Unternehmen benötigt nicht selten eine komplexe Telefonanlage. Sie dient nicht nur dazu, Telefonate anzunehmen oder auszuführen, sie verteilt auch, leitet weiter, hält ein Gespräch oder schaltet stumm. Zugleich sind interne Telefonate unumgänglich. Aber was macht eine gute Telefonanlage nun aus? Wie wird sichergestellt, dass die heutige Anlage auch noch in der Zukunft den Verhältnissen und Anforderungen entspricht? Dieser Artikel geht auf die Fragen ein.

Cloud-Telefonanlagen sind die Zukunft

Alte Telefonanlagen hat fast jeder im Kopf. Es waren teils monströse Anlagen mit vielen Knöpfen, mit denen die Telefonabwicklung eines Unternehmens bewältigt wurde. Die Anlagen wurden meist mit ISDN verbunden, eine Technik, die mittlerweile fast vollständig eingestellt wurde. Für Unternehmen war dies durchaus ein Schock, denn ohne die ISDN-Telefonie entfielen viele Möglichkeiten. Doch die moderne Internettelefonie über VoIP bietet letztendlich eben die alten Funktionen, garniert sie mit Neuheiten und erlaubt nun auch Privatpersonen durchaus eine »Telefonanlage«, die über den Router geht. Und Unternehmen? Ihnen steht die Telefonanlage in der Cloud zur Verfügung. Die Vorteile sind dabei sehr umfangreich, wie die Deutsche Telefon erklärt.

Hier einige Beispiele:

• Ungebunden – die Cloud-Telefonanlage ist ungebunden von einem einzigen Ort. Gerade die moderne Arbeitswelt setzt auf diese Ungebundenheit, immerhin sollen Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst ebenso auf einen »internen« Telefonplatz zurückgreifen können, wie die Buchhaltung vor Ort.
• Anrufverteilung – die Cloud-Anlagen können Anrufe direkt an die richtige Abteilung weiterleiten, auch wenn eine zentrale Nummer gewählt wurde. Diese Funktion ist Anrufenden aus dem eigenen Erleben bekannt: Die Frage nach »Wollen Sie dies oder das, dann drücken Sie die 1« fällt in diese Option.
• Wartezeitenansagen – auch diese sind mit den Cloud-Anlagen möglich, wenn es der Nutzer wünscht.
• Simpel – die Einrichtung einer Cloudanlage ist simpel. Sämtliche Cloudanbieter setzen auf eine einfache Einrichtung und Nutzung, denn die Cloudanlagen sind dafür gemacht, eigenständig vom Unternehmen gehandhabt und gewartet zu werden. Es ist also nicht zu befürchten, dass der Telefonverkehr am Tag der Umstellung über Stunden stillsteht.
• Telefonmitnahme – letztendlich ist dies ein Faktor für das moderne Arbeiten. Mitarbeiter können ihr Telefon virtuell mit ins Homeoffice nehmen. Die Anlage kann vom Mitarbeiter mühelos auf das Mobiltelefon oder das Festnetztelefon umgeschaltet werden, sodass nicht nur die ständige Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten garantiert ist, sondern auch die Privatsphäre des Mitarbeiters geschützt wird. Anrufer oder Angerufene sehen nur die Firmentelefonnummer, nicht aber die Privatnummer des Mitarbeiters.
• Global nutzbar – die Cloud-Telefonanlagen reisen mit. Sie stehen weltweit zur Verfügung und sind zudem geräteunabhängig.
• Flexibel – das Unternehmen wächst? Kein Problem, Cloud-Anlagen wachsen mit. Nebenstellen können leicht hinzugebucht oder entfernt werden, auch die Zusatzdienste lassen sich schnell einrichten.

Cloud-Telefonanlagen punkten in den Bereichen, in denen auch viele Softwarelösungen zu überzeugen wissen. Da die Anlage selbst outgesourct ist, ist sie nicht direkt mit den Betriebsräumen involviert, aber von überall aus erreichbar. Diese Variante ist zudem meist kostengünstiger als ein In-House-Projekt, welches mit allerlei Mittel optimiert werden muss, um auch Homeoffices oder Außendienstler auf der ganzen Welt mit in die Firmentelefonie einzubinden.

Was sollte eine gute Cloud-Telefonanlage können?

Gewiss gibt es bei einer Cloud-Telefonanlage bestimmte Punkte, die einfach erfüllt werden müssen. Sehr wichtig ist allerdings ein Fakt, der schon die Inbetriebnahme betrifft: die Einfachheit. Bei allen Cloud-Dienstleistungen ist natürlich ein gewisser Support vorhanden, doch die eigentlichen Arbeiten finden im Betrieb vor Ort statt. Eine Cloud-Telefonanlage, für die ein Unternehmen – übertrieben gesagt – zuerst mehrere Studiengänge abschließen und Quantenphysik studieren müsste, eignet sich für den alltäglichen Betrieb nicht. Daher zeichnen sich einfache Anlagen mit einer soliden, doch simplen Installation, Inbetriebnahme und Wartung aus. Dies lässt sich ein wenig mit den Baukastenmodellen von Webseiten vergleichen: Auch hier kann der Laie mit wenigen Klicks eine Webseite erstellen, ohne das Programmieren zu lernen. Und auf was kommt es sonst an?

• Sicherheit – bei allen Cloudanbietern steht die Sicherheit an oberster Stelle. Wichtig ist, hier zu fragen, wie es um Schutzmaßnahmen und Maßnahmen im Notfall steht. Gerade in der heutigen Zeit ist es leider nicht unwahrscheinlich, dass Server gehackt und lahmgelegt werden – ein guter Clouddienst benötigt Notfallmaßnahmen.
• Einbindung – es wird immer wichtiger, auch Mitarbeiter in das Telefongeschehen einzubinden, wenn diese nicht vor Ort im Betrieb sind. Gerade im Homeoffice muss ein Mitarbeiter natürlich unter seiner üblichen Durchwahl erreichbar sein. Cloud-Anbieter sollten also auch das Remote Working unterstützen.
• SIP – dies sollte der Standard sein. Entsprechende Telefone können leicht angeschlossen und genutzt werden, auch wenn kein herkömmlicher Telefonanschluss vorhanden ist. Die Telefonie funktioniert nun direkt über das Internet. Zudem erlaubt es die Technologie, nicht fähige Telefone über ein Gateway trotzdem zu verbinden.
• Kostensparend – SIP und die generelle Internettelefonie sparen Kosten. Mussten Unternehmen früher hohe Gebühren für Telefonate ins Ausland in Kauf nehmen, ist die Internettelefonie dagegen unglaublich günstig, da sie keine zusätzlichen Gebühren verursacht, sondern rein auf den Internetvertrag und den Clouddienst gestützt ist.

Die wichtigste Option ist mittlerweile, dass die Telefonanlage kein Office an einem Ort unterstützt, sondern mehrere Standorte miteinschließt. So lassen sich Homeoffice und Remote Work auch außerhalb der Landesgrenzen problemlos integrieren, ohne dass Mitarbeiter private Rufnummern aus der Hand geben müssen.

Fazit – Cloud-Telefonanlage das Mittel der Zukunft

Warum überhaupt noch stationär denken? Cloud-Systeme haben längst die Bürowelt erobert und die Telefonanlage über die Cloud macht hier keinen Unterschied. Sie bietet die Anbindung diverser Geschäftsstellen mit an, egal, ob diese im heimischen Wohnzimmer oder beim Außendienstler im Hotel liegen. Die Internettelefonie ist ohnehin ein recht normales Gut – und kostensparend mit dazu. Schon mit normalen Telefonanlagen agieren viele Unternehmen bei Auslandstelefonaten über das Internet, da diese Verbindungen schlichtweg kostengünstiger sind als gewöhnliche Auslandstelefonate. Dennoch sollte der Cloud-Anbieter gut ausgewählt werden, denn die Sicherheit ist das oberste Gebot. Es müssen Notfallprotokolle gelten, wenn doch einmal etwas schief geht oder der Server gehackt wird.